人生ハイブリット!効率化のコツと実体験




人生を豊かにするためには、一つ一つの物事をスマートに効率良く対処する必要があります。

これは仕事だけではありません。

プライベートで家を買うとき、宅建の人の話しをスラスラ聞けますか?

スマホを買うときのプランによる制約をしっかりと理解出来ていますか?

効率的に理解することで、色々なことに活用できます。

これは、人生を豊かにする手段の一つです。

効率化は最重要課題です。

ということで、自分の実体験を元に、その方法をご紹介していきます。

 

作業量を減らす

仕事を指示されることが多かったときの実体験です。

リーダーから指示を受け、その作業に集中し、黙々とこなすことを任されていました。

今までのやり方を教わり、それを淡々と実施していましたが、やはり時代と共に不要になっていく作業はあります。

また、そのやり方を作った人の理解力不足で、不要な作業が多々ありました。

ポイントは、極力(良い意味で)サボること。

毎回同じ作業を行っていませんか?

手始めに行う作業効率化として一番簡単なのが、同じ作業の自動化です。自分がわざわざやらなければいけない作業はコアなとことです。不要な作業はなくすなり工夫しましょう。

例えば毎朝PCを起動して、Outlook、Excelを立ち上げる人は、すぐにスタートアップに入れてしまいましょう。そうすれば電源ボタンをオンにしたら勝手に立ち上がってくれます。

PCをオンにしてトイレに行っても準備は勝手にやってくれます。朝食も取れるでしょう。

作業で毎回同じような計算をしている方は、マクロで自動計算させましょう。エクセルの計算式を埋め込むだけでも結構です。少しネットで調べたら誰でも出来ます。その調べる時間はすぐPay出来ます。

私が意識してやっていた効率化の中でやってよかったと自負したことは、昼休みの有効活用です

テストデータとバッチを作って、昼休みに入ったら実行してから席を立つ。

するとご飯を食べている間に実行されて、自席に帰ってくると終わっています。

もう一度言います、あなたがやるべき作業(コア)ではなければ、自動化してしまいましょう。手動でやればやるほど人生を無駄にします。

 

環境作り

ある程度仕事に慣れてくると、リーダーなどと言われる、マネジメントの立場になります。

ここでも必要なことは「作業を減らす」です。

しかし今回は自分だけ効率化出来ても意味がありません。管轄しているチーム全体でうまくいかないと不要な歪みを与えてしまいます。また、他者が多くの割合で関わることから、対外要因が増えます。

何かと言うと、自分の気持ち次第でコントロールが出来なくなっていきます。

そこで必要なのが、環境作りです。

メンバーを育てる環境を作り、トラッキング出来る状況にして、成長度合いをチェックする組織にしていきましょう。

その為に必要な、3つの資料をご紹介します。

 

ゴールを決めるレポーティング資料

仕事をする上で、「何のために」はものすごく重要です。

今回であれば、「効率的な組織の構築」です。

その時々で目的は変わると思いますが、重要なのは、目的意識を持つこと。

そしてそれに必要な手段をざっくりで良いので定義することが必要です。

手段は、最低3つは必要でしょう。

 

目的意識を持たせるWBS

先程手段は最低3つと言いました。

この3つに対し、いつまでに何をすればよいのかを洗い出し、スケジューリングします。

そうすることで、組織全体に浸透します。

効率化系の作業は、本業と違い、後回しになりがちです。

何日で何をどのレベルまでやらなければいけないのかを明確にするのに必要なのがWBSです。

その作業をアサインし、順序立てて作業をしていき全体展開するまでの道筋をここに纏めます。

 

ToDo管理表

WBS上で記載されているタスクを消化するための障害がある場合、何が障害となっているのか、またどのようにその障害を除外するのか、そして今はどのステータスなのかを管理する上で必要なのが、ToDo管理表です。

人間の記憶は曖昧なもので、10個くらいでしたら把握出来ますが、30も40にもなると、一つ一つを把握するのは非常に困難です。

また記憶しておくもの脳の記憶領域の無駄使いです。

なので、管理表を作成しましょう。

そして、担当者に更新してもらうよう仕組み作りをしましょう。

ここまで揃えば、全員が目的意識を持って、取り組んでもらえます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
こういった小さな一歩の積み重ねが大きな将来に繋がっていきますので、ぜひ実践してみてください!

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